当PPT文件过大时，可以采取以下几种方法来压缩文件大小，以确保文件便于分享和存储。

一、使用专业压缩软件

1. 下载并安装压缩软件：如“汇帮超级压缩器”、“迅捷压缩”、“优速文件压缩器”等，这些软件通常支持PPT文件的批量压缩。
2. 添加PPT文件：打开软件后，选择PPT压缩功能，并将需要压缩的PPT文件添加到软件中。
3. 设置压缩参数：根据需要调整压缩质量、分辨率等参数，以达到理想的压缩效果。
4. 开始压缩：点击“开始压缩”或类似按钮，软件将自动进行压缩处理。

二、利用PPT自带功能

1. 打开PPT文件：使用Microsoft PowerPoint或其他兼容软件打开需要压缩的PPT文件。
2. 压缩图片：PPT中的图片是占用空间的主要元素之一。通过点击“文件”菜单中的“另存为”，在弹出的对话框中点击“工具”按钮，选择“压缩图片”选项，可以根据需要选择删除图片的裁剪区域、调整图片的分辨率和颜色质量等，以减小文件大小。
3. 保存压缩后的PPT：完成图片压缩设置后，点击“确定”并保存文件。

三、在线压缩工具

1. 访问在线压缩网站：如“迅捷PDF转换器web”等在线平台，这些网站提供PPT压缩等文件处理服务。
2. 上传PPT文件：在网站页面选择PPT压缩功能，并上传需要压缩的PPT文件。
3. 选择压缩设置：根据需要选择压缩类型或压缩级别。
4. 下载压缩后的文件：点击“开始压缩”或类似按钮，等待压缩完成后下载压缩后的PPT文件。

四、其他建议

• 备份原始文件：在进行任何压缩操作之前，务必备份原始文件以防万一。
• 逐步尝试：可以先尝试压缩一部分内容或采用一种方法进行压缩，观察效果后再决定是否继续操作。
• 测试播放效果：在压缩完成后，务必测试PPT的播放效果以确保其正常显示和播放。

通过上述方法，可以有效减小PPT文件的大小，使其更便于分享和存储。